各专利代理机构：

为进一步做好我校知识产权保护和专利快速预审服务工作，提高知识产权管理水平，提升知识产权创造质量，促进知识产权转化实施，推进创新驱动发展，根据《青岛理工大学专利代理机构备案管理规定（暂行）》（以下简称《规定》），结合我校专利申请实际，现组织专利代理机构集中备案工作，有关事项通知如下：

一、备案范围和条件

1.经国家知识产权局审批设立，并在国家知识产权局“专利代理管理系统”中处于正常状态。

2.有良好信誉和服务意识，近三年以来未被列入全国专利代理信息公示平台经营异常名录及风险名单，代理机构及代理师均无违法违规行为。

3.近一年内未因违反《专利代理条例》有关规定受到各级专利行政管理部门处理或非正常专利申请记录，未被列入失信名单。

4.协助做好所代理专利的申请前评估工作。

5.愿意接受我校的监督检查和考核。

二、备案流程

1．成果转化中心组织建立青岛理工大学专利代理机构数据库（以下简称“专利代理机构库”）。

2.专利代理机构备案工作分为集中备案和个别申请备案两种模式，集中备案工作每年年初组织一次，个别申请备案实行常态化申请。

（1）集中备案：成果转化中心面向社会与各二级单位发布专利代理机构备案通知，符合条件的专利代理机构按照通知要求自愿申请，提交申请材料。

（2）个别申请：代理机构个别申请备案需依托学校科研教师提交申请（科研系统-专利代理机构-新增），经二级单位审核通过后，向成果转化中心提交申请材料。

成果转化中心对申请材料进行审核，审核合格的，备案通过并进入专利代理机构库。

三、备案管理

1．成果转化中心对专利代理机构库实行动态调整，原则上每两年重新遴选认定一次，并建立代理机构退出机制。

出现下列行为之一的代理机构，实时从专利代理机构库中予以清除：（1）不配合学校专利管理和服务工作，未能履行专利相关服务；（2）每年非正常申请件数超过3件；（3）每年专利转化率低于5%；（4）专利备案工作发生其他违规行为的。

2．纳入学校机构库中的代理机构应履行服务质量承诺、专利代理义务和责任，为我校师生做好服务工作。

3．代理机构在做好知识产权问题咨询等相关业务的前提下，学校鼓励代理机构根据学校需求开办知识产权专题讲座，推广学校的科研成果，促进我校知识产权转化实施。

4．专利代理机构库、专利申请前评估表（附件2）及专利发明人申请承诺书（附件3）作为学校专利相关费用报销审核的重要依据。学校专利代理、检索布局、导航评估等相关费用需经成果转化中心审核签字确认后方可报销。

四、绩效考核

1.纳入学校机构库中的代理机构，每年进行一次运行绩效考核。

2.主要从成果转化服务质量进行考核（考核内容见附件4）。

3.由学校成果转化中心组织专家对入库的专利代理机构进行考核。考核结果分“优秀、合格、不合格”三个等级并予以公示。考核结果为“优秀”“合格”的专利代理机构保留入库资格。“不合格”的提出警告并限期整改，连续两次评为“不合格”的专利代理机构取消入库资格。

五、材料报送要求

代理机构备案申请材料如下：

（1）《专利代理机构备案申请表》（附件1）；（2）提供报价单；（3）专利代理机构营业执照复印件；（4）专利代理机构注册证（执业许可证）复印件或律师事务所执业许可证复印件；（5）专利代理机构信息汇总表（附件5，请上报表格版）；（6）其他相关证明材料。

除附件5外，其他备案材料均需以签字盖章的PDF扫描版形式，发到成果转化中心指定邮箱，报送截止时间为2025年4月16日。

附件：

1.专利代理机构备案申请表

2.专利申请前评估表

3.专利发明人申请承诺书

4.履约考核参考标准

5.专利代理机构信息汇总表

联系人：刘荣稳

联系方式：0532-85071753

邮箱：cgzh@qut.edu.cn

地址：黄岛校区现代教育中心307室

成果转化中心

2025年4月8日